Dzień Bez Maila

Skrzynka odbiorcza to miejsce w pracy, gdzie każdy może dodać nam zadanie do listy bez pytania o zgodę. Dzień Bez Maila, obchodzony 24 października, to propozycja, by raz w roku zamknąć ją i sprawdzić, ile z tej korespondencji było naprawdę konieczne.

Geneza święta

Data 24 października pojawia się w polskich kalendarzach bez wskazania inicjatora – jej pochodzenie jest niepotwierdzone. Sam pomysł dnia wolnego od poczty elektronicznej ma jednak udokumentowaną historię korporacyjną.

W koncernie Intel testowano piątki bez maili wewnętrznych, zachęcając pracowników, by zamiast pisać, po prostu podeszli do biurka obok. Głośniejszy był przypadek firmy Atos, której prezes w 2011 roku ogłosił zamiar wyeliminowania wewnętrznej poczty elektronicznej i zastąpienia jej komunikatorami. W podobnym czasie brytyjski przedsiębiorca Paul Lancaster zaczął promować hasło No Email Day.

Problemy związane z pocztą elektroniczną

Poczta elektroniczna jest narzędziem znakomitym i tanim, ale kłopot zaczyna się, gdy zastępuje wszystko inne. Typowe problemy:

• Przerzucanie odpowiedzialności – wysłanie maila bywa traktowane jak załatwienie sprawy, choć niczego jeszcze nie rozwiązuje.
• Kopia do wiadomości – dodawanie kolejnych osób „na wszelki wypadek” zamienia rozmowę dwojga ludzi w spotkanie dziesięciu.
• Rozpraszanie – powiadomienie przerywa pracę, a powrót do przerwanego zadania nigdy nie jest natychmiastowy.
• Wątki bez końca – sprawa, którą dałoby się zamknąć w trzy minuty rozmowy, potrafi ciągnąć się przez czternaście wiadomości.

Dodatkowo, skrzynka bywa używana jako dowód aktywności – wysłana wiadomość zostawia ślad, podczas gdy rozmowa przy biurku nie, co prowadzi do generowania sztucznej korespondencji.

Czy można pracować bez maila?

Doświadczenia firm, które próbowały, dają niejednoznaczną odpowiedź. Całkowita rezygnacja z poczty jest trudna, bo mail ma cechy, których komunikatory nie mają: jest asynchroniczny, zostawia ślad i nie wymaga, by druga strona była dostępna. Efekt eksperymentów polegał więc nie na likwidacji maila, tylko na przesunięciu części ruchu tam, gdzie pasował lepiej.

Warto też zauważyć, że przeniesienie rozmów do komunikatora nie zmniejsza liczby przerwań – czasem je nawet zwiększa.

Jak obchodzić Dzień Bez Maila

Wersja radykalna zakłada niewysłanie ani jednej wiadomości. Wersja praktyczna jest ciekawsza i daje więcej do myślenia:

• Przed napisaniem maila sprawdź, czy sprawy nie da się załatwić rozmową – osobiście lub telefonicznie.
• Wyłącz powiadomienia i zajrzyj do skrzynki dwa lub trzy razy dziennie, o ustalonych porach.
• Ogranicz pole „do wiadomości” do osób, które naprawdę muszą coś zrobić.
• Napisz konkretny temat wiadomości – to najtańsza uprzejmość, jaką można wyświadczyć odbiorcy.
• Wypisz się z newsletterów, których nie czytasz – jeden dzień w roku w zupełności wystarczy.

Najciekawsze w tym święcie jest to, co zostaje po 24 października. Jeśli po dniu przerwy okaże się, że świat się nie zawalił, warto zastanowić się, ile z codziennej korespondencji jest potrzebne, a ile wynika z przyzwyczajenia.